Quadro Kanban e tarefas

Este capítulo mostra como organizar o trabalho do projeto em tarefas: criar, mover entre colunas, atribuir responsáveis, registrar dependências e alterar várias de uma vez.

O quadro Kanban

Clique em Quadro Kanban, no topo da página do projeto, para ver as tarefas organizadas por coluna.

Cada cartão mostra a prioridade, o prazo e o responsável. Um prazo vencido aparece em vermelho, com a contagem de dias de atraso.

Um ícone de elo no cartão indica que a tarefa tem dependência com outra: a seta para cima mostra quantas tarefas ela espera terminar antes de poder começar, e a seta para baixo mostra quantas tarefas esperam por ela.

Filtrar tarefas

Acima do quadro, use os filtros para encontrar tarefas específicas.

1. Escolha uma milestone, uma prioridade ou um responsável para restringir a lista.
2. Digite no campo de busca para filtrar por título.
3. Marque Ocultar concluídas para tirar da tela as tarefas já finalizadas.
4. Clique em Limpar para voltar a ver tudo.

Em projetos com Utilizar Scrum ligado, a barra de filtros também traz uma sprint (com a opção Sprint ativa, entre outras) e uma story. Escolher uma sprint mostra a meta dela no topo do quadro. A preferência de sprint fica salva no navegador, por pessoa e por projeto; o filtro de story nunca é salvo. Veja o capítulo sobre Ágil para a lista de stories da sprint, de onde você chega ao Kanban já filtrado.

Criar uma tarefa

1. No quadro Kanban, clique em Nova Tarefa.
2. Preencha o título e, se quiser, uma descrição detalhada.
3. Escolha a Coluna, a Prioridade, o Início e o Prazo.
4. Em Responsáveis, selecione quem vai executar a tarefa. Pode ser mais de uma pessoa.
5. Clique em Salvar Alterações.

Permissão Só o coordenador do projeto, quem tem a permissão de gerir projetos, ou um membro que já aceitou o convite pode criar ou mover tarefas. Um convite ainda pendente de aceite não permite essa ação.

Duplicar uma tarefa

Para criar uma tarefa parecida com outra, sem digitar tudo de novo, use Duplicar:

• com a tarefa aberta, clique no ícone de cópia no topo, ao lado do botão de abrir em página completa. A cópia já abre em seguida para você ajustar;
• na tarefa em página completa, abra o menu de ações (os três pontos ao lado de Salvar) e clique em Duplicar tarefa. A página da cópia abre em seguida;
• no Kanban, passe o mouse sobre o card e clique no ícone de cópia, ao lado das setas de coluna;
• na visão em Tabela, marque várias tarefas e clique em Duplicar na barra de ações em lote.

Em todos os casos abre uma janela de confirmação, onde você escolhe:

• Projeto de destino: já vem com o projeto atual. Troque para criar a cópia em outro projeto, por exemplo para levar uma necessidade do projeto de backlog para o projeto que vai executá-la. Aparecem os projetos abertos dos quais você participa. A original continua onde estava.
• Manter os responsáveis da original: vem marcado. Desmarque para escolher outros responsáveis entre a equipe do projeto de destino (o coordenador e os membros que aceitaram o convite). Deixar a lista vazia cria a cópia sem responsável. Nas ações em lote, os responsáveis escolhidos valem para todas as cópias.

Clique em Duplicar para criar. Quando a cópia vai para outro projeto, ela não aparece no quadro atual: no lugar, o sistema mostra o link Abrir a cópia.

Regra Na cópia para outro projeto, o marco não vai junto, porque cada projeto tem os seus marcos. Mantendo os responsáveis da original, só segue quem também é da equipe do destino, tanto na tarefa quanto nas subtarefas.

A cópia recebe "(cópia)" no fim do título, começa na primeira coluna do tipo A Fazer e leva descrição, prioridade, início, prazo, horas estimadas, marco, responsáveis e subtarefas. As subtarefas chegam desmarcadas e sem horas. Discussão, horas lançadas no timesheet, predecessoras e o vínculo com story não são copiados.

Tarefa que se repete

Uma tarefa que precisa ser feita de tempos em tempos (um relatório semanal, uma conferência mensal) pode gerar as próximas sozinha.

1. Abra a tarefa (ou crie uma), no quadro ou em página completa, e preencha o Início. A repetição conta a partir dessa data.
2. Em Repetir a cada, escolha Semana, 2 semanas, 1 mês, 2 meses, 3 meses, 6 meses ou 1 ano. Para outro intervalo, escolha Personalizar e informe o número e a unidade: Dia(s), Semana(s), Mês(es) ou Ano(s).
3. Em Total de repetições, deixe Sem limite marcado ou desmarque e informe quantas cópias devem ser criadas. A tarefa original não conta.
4. Salve.

Todo dia, à meia-noite, o sistema cria a cópia de cada tarefa cuja data chegou. A cópia é igual à que o botão Duplicar faz, com o mesmo título, e com início, prazo e datas das subtarefas deslocados para a nova data. A cópia nasce mesmo que a anterior ainda esteja aberta: a repetição segue o calendário, não a conclusão.

A data de cada repetição é sempre contada a partir do Início da original. Uma tarefa que começa em 31/01 e se repete todo mês gera cópias em 28/02, 31/03, 30/04, e assim por diante.

No card da original aparece o intervalo (por exemplo, Semana) e, ao passar o mouse, a próxima data. Dentro da tarefa, abaixo do campo, aparecem a próxima data e quantas cópias já foram geradas. A cópia gerada mostra só o ícone de repetição e, ao abrir, o número da tarefa de origem. Ela não se repete por conta própria.

Para parar, abra a original e escolha Não repetir. Mudar o Início da original muda as próximas datas. Em projeto finalizado ou cancelado as datas passam sem cópia; ao reabrir o projeto, a repetição continua a partir do dia seguinte.

Mover uma tarefa entre colunas

Há duas formas de mudar a coluna de uma tarefa. A primeira é arrastar o cartão:

1. Clique no cartão e segure.
2. Arraste até a coluna de destino.
3. Solte o cartão.

A segunda é usar as setas do próprio cartão, mais prática quando você só precisa avançar ou voltar uma coluna:

1. Passe o mouse sobre o cartão.
2. Clique na seta para a direita para avançar para a próxima coluna, ou na seta para a esquerda para voltar.

O status da tarefa (A Fazer, Em Progresso, Concluída) é sempre definido pela coluna em que ela está. Mover o cartão para Concluído marca a tarefa como concluída automaticamente.

A tela de detalhes da tarefa

Clique em um cartão para abrir os detalhes completos da tarefa, organizados em cinco abas: Detalhes, Subtarefas, Discussão, Timesheet e Histórico. A mesma tarefa abre também em página inteira (pelo botão de expandir do modal, ou pelo endereço /tarefas/{número}), com os mesmos campos e abas.

Detalhes

Além do título, prioridade, coluna e prazo, esta aba tem o campo Depende de, onde você registra pré-requisitos entre tarefas.

1. Em Depende de, digite ao menos três letras do título da tarefa predecessora.
2. Clique na tarefa correta na lista de sugestões.
3. Clique em Salvar Alterações.

Se o projeto fizer parte de uma árvore de subprojetos, a busca também traz tarefas de outros projetos da mesma árvore, com o nome do projeto ao lado do título para diferenciar.

Atenção Uma tarefa com dependência só pode começar depois que as predecessoras terminarem. Se você alterar o prazo de uma tarefa que tem sucessoras, a plataforma oferece a opção de deslocar o prazo delas também.

Permissão Ligar uma tarefa a uma predecessora de outro projeto exige acesso de escrita nos dois projetos, não só no seu. Ao arrastar o prazo de uma tarefa no Gantt, só as sucessoras de projetos onde você também tem acesso são deslocadas junto; as demais continuam com a data antiga até alguém com acesso àquele projeto ajustar.

Tipo da tarefa

Nos projetos do tipo Desenvolvimento de Software, a tarefa tem o campo Tipo, logo abaixo de Prioridade:

No quadro Kanban, o cartão mostra um selo colorido com o tipo (a Tarefa comum não mostra selo), e o filtro Todos os tipos deixa só um tipo à vista. A troca de tipo aparece na aba Histórico. Em projetos de outros tipos o campo fica escondido, mas uma tarefa que já tem tipo continua mostrando o dela.

Lembrete

O campo Lembrete, abaixo de Início e Prazo, avisa a equipe da tarefa na hora certa. Escolha uma opção:

• No dia do prazo, 1 dia antes, 2 dias antes ou 1 semana antes do prazo: o aviso sai às 8h e acompanha o prazo, então se o prazo mudar o lembrete muda junto. Essas opções exigem que a tarefa tenha Prazo.
• Data e hora: você marca o momento exato, independente do prazo. Precisa ser no futuro.
• Sem lembrete: desliga.

O aviso vai para todos os responsáveis da tarefa (ou para o coordenador, se não houver responsável), no sino e, quando a instituição usa notificação por e-mail, também por e-mail. Sai uma vez só: se você remarcar depois de enviado, o lembrete volta a valer. Tarefa concluída ou cancelada, e projeto finalizado ou cancelado, não enviam lembrete. Depois de enviado, o campo mostra Lembrete enviado em com a data e a hora.

Dica O lembrete é diferente do aviso automático de prazo, que a plataforma envia sozinha na véspera e no primeiro dia de atraso. O lembrete é o que você escolhe, tarefa a tarefa.

Subtarefas

A aba Subtarefas divide uma tarefa maior em passos menores, sem criar cartões novos no quadro.

1. Clique em Subtarefas.
2. Clique em Nova Subtarefa.
3. Digite a descrição e confirme.
4. Marque a caixa ao lado de cada subtarefa conforme for concluindo.

O número ao lado do título mostra quantas subtarefas existem. As concluídas ficam com o texto riscado.

Discussão

A aba Discussão é o lugar para comentar a tarefa com a equipe.

1. Clique em Discussão.
2. Escreva o comentário no campo de texto.
3. Para mencionar alguém, digite @ seguido do nome e escolha a pessoa na lista. Ela recebe uma notificação.
4. Clique em Enviar.

Timesheet da tarefa

A aba Timesheet mostra e permite registrar as horas trabalhadas especificamente nesta tarefa.

Clique em Iniciar para começar a contar o tempo a partir de agora, ou em Registrar manualmente para lançar um período já trabalhado. O capítulo sobre Tempo, Cronômetro e Timesheet detalha as duas formas de registro.

Visão em tabela

Clique em Tabela, no topo da página do projeto, para ver as tarefas em formato de lista, com todas as colunas de informação visíveis ao mesmo tempo.

Os mesmos filtros de estado, prioridade e responsável do Kanban estão disponíveis aqui, junto com ordenação por coluna.

Alterar várias tarefas de uma vez

Quando uma mudança se repete em várias tarefas (por exemplo, mover todas para uma prioridade diferente), não é preciso abrir uma por uma.

1. Na visão em Tabela, marque a caixa de seleção das tarefas que quer alterar.
2. A barra Ações em Lote aparece no topo, com a contagem de tarefas selecionadas.
3. Clique no campo que quer alterar: Estado, Prioridade, Responsáveis, Início ou Prazo. Para criar cópias das tarefas marcadas, clique em Duplicar (veja Duplicar uma tarefa).
4. Escolha o novo valor.
5. A alteração se aplica a todas as tarefas marcadas.

Veja o fluxo de seleção:

Clique em Limpar seleção para desmarcar tudo sem aplicar nenhuma alteração.

Histórico da tarefa

A aba Histórico mostra, do mais novo para o mais antigo, tudo o que foi alterado na tarefa, com quem alterou e quando:

• criação da tarefa;
• mudanças de Título, Descrição, Prioridade, Coluna, Início, Prazo, Término estimado, Término real, Horas estimadas, Milestone, Story, Repetição e Lembrete, com o valor de antes e o de depois;
• responsáveis adicionados e removidos.

Na Descrição o histórico só registra que ela foi alterada, sem mostrar o texto. Alterações feitas automaticamente, como a geração de cópias de uma tarefa que se repete, aparecem como Sistema. Comentários, subtarefas e horas lançadas têm as próprias abas e não entram no histórico. Tarefas criadas antes desta aba existir mostram só a criação e as alterações a partir de agora.