Setores e unidades
Este capítulo mostra como organizar uma instituição em campi, departamentos, setores, laboratórios e equipes, e como usar essa estrutura para agrupar projetos e pessoas.
Abrir a estrutura
No menu lateral, vá em Configurações do Sistema › Instituições e clique em Setores, na linha da instituição desejada.
A hierarquia aparece à esquerda, em forma de árvore. Cada linha mostra o nome da unidade, a sigla, o tipo e dois contadores: quantas pessoas e quantos projetos estão vinculados.
À direita, o painel Tipos de unidade conta quantas unidades existem de cada tipo, e o quadro Como funciona resume as regras de vínculo.
Use Expandir e Recolher, no topo da árvore, para abrir ou fechar todos os níveis de uma vez.
Criar uma unidade
Para uma unidade de primeiro nível:
- Clique em Nova Unidade de Topo.
- Preencha o nome e, se quiser, uma sigla.
- Escolha o tipo: Campus, Departamento, Setor, Laboratório, Equipe ou Outro.
- Clique em Salvar.
Para criar uma unidade dentro de outra, passe o mouse sobre a linha da unidade pai e clique no botão +.
Os três botões que aparecem são, na ordem: adicionar sub-unidade, editar e excluir.
O tipo já vem sugerido conforme o nível: dentro de um campus a plataforma sugere departamento, dentro de um departamento sugere setor, e assim por diante. A sugestão é apenas um atalho e pode ser trocada.
Atenção Excluir uma unidade apaga junto todas as sub-unidades abaixo dela. Antes de excluir um nível intermediário, confira o que existe abaixo dele.
Reorganizar a hierarquia
Para mover uma unidade, arraste-a pela alça de seis pontos, à esquerda do nome, e solte na posição desejada. É possível mudar a ordem entre irmãs ou mover a unidade para dentro de outra.
A nova posição é gravada assim que você solta, sem etapa de confirmação.
Dica Uma unidade nunca sai da instituição a que pertence. Ao mover um nó, todas as sub-unidades vão junto e continuam na mesma instituição.
Vincular projetos e pessoas
Um projeto é vinculado no próprio formulário do projeto, no campo Setores / Unidades.
O campo aceita mais de uma unidade e busca por nome, sigla ou caminho completo. As opções oferecidas dependem das instituições selecionadas no projeto.
Uma pessoa é vinculada na tela de usuários, descrita no capítulo anterior, no campo Setores / Unidades do formulário.
Atenção O vínculo com unidades serve apenas para agrupar e filtrar. Ele não define quem enxerga o projeto: isso continua sendo determinado pela equipe do projeto.
Relatórios por unidade
Na própria tela da estrutura, abaixo da árvore, o Relatório por unidade consolida os números de cada unidade: pessoas, projetos, projetos ativos, horas lançadas e custo de mão de obra.
Os valores incluem as sub-unidades, então uma linha de campus soma tudo que está abaixo dele.
O nome de cada unidade é um link que leva à lista de projetos já filtrada por ela.
Nos relatórios gerais, em Insights, o filtro Setor / Unidade recorta todos os gráficos e tabelas da página, e há um gráfico dedicado ao volume de projetos por setor.
Permissão Criar, editar, mover e excluir unidades exige a permissão de gerir instituições. A coluna de custo de mão de obra no relatório só aparece para quem tem a permissão de ver custos.
Setor ou grupo?
A plataforma tem dois jeitos de organizar pessoas, e eles servem para coisas diferentes.
Setor é onde a pessoa fica na estrutura da instituição: o campus, o departamento, o laboratório. É uma árvore, cada unidade pertence a uma instituição e pode ter unidades abaixo dela. Uma pessoa costuma ter um setor.
Grupo, descrito no capítulo de Administração, é com quem a pessoa trabalha: uma equipe de projeto, uma rede de pesquisa. É plano, sem hierarquia, e pode ser global, atravessando instituições. Uma pessoa pode estar em vários grupos ao mesmo tempo.
Os dois servem para filtrar e organizar, nunca para controlar acesso: pertencer a um setor ou a um grupo não abre nem fecha porta nenhuma. Quem enxerga um projeto continua sendo definido pela equipe dele.
Use setor para retratar onde a pessoa está lotada. Use grupo para reunir gente que trabalha junta, mesmo vindo de setores ou instituições diferentes.